Para saber si hemos cumplido con los Objetivos propuestos es necesario que la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (PE) sea la antesala del control de la gestión. Así como se define un proceso de PE anual, debe establecerse un sistema de control de gestión que permita registrar los objetivos, metas e indicadores a lo largo de todo el proceso, para establecer el monitoreo y evaluación posterior. Esto implica abordar un requisito clave, asociado a la pregunta ¿Cómo sabemos si estamos logrando los resultados? Establecer los indicadores como fase final de la PE, implica definir cuáles son Indicadores Estratégicos y cuales serán parte de los Indicadores Operativos del control de actividades necesarias para la implantación de los planes, proyectos, etc.

Según la Real Academia Española de la Lengua un Indicador está definido como: “Que indica o sirve para indicar” Del latín “Indicare”, significa: “Mostrar o significar algo, con indicios y señales” En el ámbito de la medición del sector público un Indicador de Desempeño puede ser definido como: Una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del desempeño (gestión o resultados) en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la Entidad, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

Por tanto dentro de este contexto los indicadores no permiten la evaluación, sólo permite demostrar el comportamiento de una variable sujeto de medición con ciertos referentes comparativos.
Sugerimos una serie de pautas que nos han llevado a la confección de los indicadores que detallaremos más adelante;

  1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición. Antes de comenzar a construir un sistema de indicadores de desempeño, se debe tener muy claro que la medición del desempeño requiere haber pasado por un proceso de planeamiento, que facilite conocer qué es lo que voy a medir y lo que resulta conveniente. Entonces una primera pregunta que debemos hacernos es en que se desarrollarán los indicadores es si las definiciones estratégicas básicas de la organización están claras: Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Estrategias y Plan de Acción.
  2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir. Las áreas de desempeño a medir surgen del análisis de las variables críticas que necesitamos monitorear a lo largo de todo el proceso, para generar un resultado esperado hay diversos tipos de indicadores a lo largo de todo el proceso de producción de bienes y servicios (productos), los cuales podemos clasificarlos desde su participación en la cadena de producción: Materia prima, Procesos, Productos y resultados. Para cada uno de estos ámbitos se puede analizar el comportamiento desde el punto de vista de su eficacia, eficiencia, calidad y economía. ¿Cuántos indicadores construir y de qué tipo?
    Son las preguntas que deben responderse en esta etapa.
  3. Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la fórmula de cálculo. Una vez que tenemos claro cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos qué ámbitos se van a medir y cuáles dimensiones, corresponde construir cada uno de los indicadores.Lo anterior implica establecer el nombre del indicador, las fórmulas, las fuentes de los datos o medios de verificación y los supuestos:
    • Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo: El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir.
    • Debe ser claro, preciso y auto explicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador , si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en una nota explicativa
  4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos. La aplicación de los criterios de validación apunta a contar con un conjunto de indicadores balanceados, que permitan satisfacer criterios técnicos y necesidades de información de los usuarios.Existen múltiples criterios que se recomienda tener en cuenta a la hora de seleccionar los indicadores que finalmente serán parte del Sistema de Monitoreo y Evaluación.
    • Un chequeo mínimo desde el punto de vista de su validez para la toma de decisiones y
      la rendición de cuentas debería cumplir al menos con los siguientes:

      • Estar vinculados a la misión.
      • Medir resultados intermedios y finales.
      • Ser mensurables.
      • Los datos deben ser válidos y confiables.
      • Tener identificados a los responsables por su cumplimiento.
      • Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestión integrada (ámbito de eficiencia, eficacia, calidad, economía)
      • Útil para el personal, clientes internos y externos, interesados, y hacedores de políticas
  5. Recopilar los datos. Los datos pueden provenir de distintas fuentes:
    • Información contable-presupuestaria.
    • Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal.
    • Encuestas, estudios especiales Benchmarking, etc.
  6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición.
    • Expresan el nivel de desempeño a alcanzar.
    • Se vinculan a los Indicadores, proveen la base para la planificación operativa y el presupuesto.
      • Cuatro características generales:
        • Especifica un desempeño medible.
        • Especifica la fecha tope o el período de Cumplimiento.
        • Debe ser realista y financiables, pero representar un desafío significativo. Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos:
          • Desempeño histórico.
          • Línea base.
          • Objetivos definidos.
          • Desempeño logrado en instituciones similares, procesos o programas.
  7. Señalar la fuente de los datos. Establecer la fuente de los datos o medios de verificación. Pueden provenir por ejemplo de:
    • Registros de la institución (posibles de auditar).
    • Estadísticas oficiales.
    • Encuestas (realizadas por entes externos).
  8. Establecer supuestos. Los supuestos son:
    • Aspectos no controlables por la institución.
    • Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc.
    • Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación).
    • Flujo de recursos internacionales, etc.
  9. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios. Monitorear y Evaluar El monitoreo de los indicadores es el proceso que nos permite ir chequeando el comportamiento de éstos en alguna frecuencia determinada, la cual puede ser mensual, trimestral, semestral, anual, etc. El proceso de interpretación de los resultados logrados sobre la base del monitoreo realizado, es lo que nos permite evaluar, o sea decir si el desempeño se ajusta a lo programado, si es adecuado o no está dentro de los parámetros considerados. Este proceso de evaluación será el que finalmente me permitirá tomar decisiones, comunicar e informar.
  10. Comunicar e Informar el desempeño logrado. La comunicación e información del desempeño logrado, es un tema clave, que está relacionado con la elaboración de informes. Los sistemas de monitoreo y evaluación deben reportar información a varios usuarios, entre otros se mencionan los siguientes:
    • Rendición de cuentas.
    • Informes o reportes de cumplimiento de metas. Algunos elementos básicos a tener en cuenta en los reportes de información de desempeño son los siguientes:
      • La comunicación de los resultados tiene que estar focalizada en los aspectos claves de la gestión con mensajes simples, directos y demostrables.
      • El contenido de la comunicación en lo posible debe ser educativo considerando las necesidades de información de los diferentes tipos de usuarios.
      • La información debe ser entregada en reportes que tengan alguna periodicidad.

Presentamos de forma gráfica la estructura del Plan con detalle de los Ejes Vertebradores (4), Líneas Estratégicas (16) y Objetivos, e igualmente detallamos cuáles son ésas líneas de forma tengamos presente que de ésta premisa se han confeccionado los indicadores sugeridos para luego centrarnos en la metodología empleada para crear los indicadores que posteriormente se enumeraran.